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Política de privacidad y tratamiento de datos personales v1.0
Política de tratamiento de datos personales y privacidad
Documento: Política de tratamiento de datos personales y privacidad Versión comercial: 1.0 Estado: VIGENTE Fecha de aprobación: 27 de julio de 2026 Fecha de entrada en vigor: 27 de julio de 2026 Sitio: https://www.trazaloop.com Responsable: CORPORACIÓN INSTITUTO PARA EL DESARROLLO DEL ENTRETENIMIENTO DIGITAL NIT: 901835846-6 Canal legal y de privacidad: contacto@idendi.org Canal de soporte técnico: contacto@cirquiloconsultores.com
Paquete jurídico v1.0 aprobado por la dirección del proyecto el 27 de julio de 2026. La evidencia completa de la aprobación se conserva fuera de este repositorio. Registro interno:
V1.0.0_APPROVAL_RECORD.md.
Marco normativo tomado como referencia (sin declarar cumplimiento): Ley 1581 de 2012, Decreto 1074 de 2015, Ley 527 de 1999, Ley 1480 de 2011 en lo que resulte imperativamente aplicable, y Ley 2439 de 2024 en lo que resulte aplicable al comercio electrónico.
1. Identificación del responsable
| Campo | Dato |
|---|---|
| Razón social | CORPORACIÓN INSTITUTO PARA EL DESARROLLO DEL ENTRETENIMIENTO DIGITAL |
| NIT | 901835846-6 |
| Nombre comercial de la plataforma | Trazaloop |
| Representante legal | Jhorman Mena Ledezma |
| Cargo | Director General |
| Domicilio | Medellín, Colombia |
| Dirección | Carrera 43A #15 Sur – 15 |
| Teléfono | +57 324 3268865 |
| Correo general | contacto@idendi.org |
| Correo de privacidad y habeas data | contacto@idendi.org |
| Correo de soporte de la plataforma | contacto@cirquiloconsultores.com |
| Sitio oficial | https://www.trazaloop.com |
1.1 Área responsable de peticiones, consultas y reclamos
El área de privacidad de la Corporación atiende las peticiones, consultas y reclamos sobre datos personales.
- Canal principal: contacto@idendi.org
- Canal alterno: Carrera 43A #15 Sur – 15, Medellín, Colombia
2. Alcance
Esta política cubre el tratamiento de datos personales realizado por la Corporación con ocasión de la plataforma Trazaloop y de sus módulos funcionales:
- Trazaloop CPR — trazabilidad de contenido reciclado: proveedores, materiales, productos, evidencias, órdenes o corridas de producción, lotes de entrada, lotes producidos, TrazaDocs, diagnóstico y reportes, con cálculos y documentación técnica que toman como referencia la NTC 6632:2022 y la UNE-EN 15343:2008.
- Trazaloop Textiles — trazabilidad textil y de confección: proveedores, materiales, fibras, productos y composiciones, órdenes, lotes, evidencias, criterios de circularidad, TrazaDocs Textiles y pasaportes técnicos textiles con enlaces privados.
Trazaloop no certifica productos ni procesos y no garantiza la obtención, renovación o ampliación de una certificación.
El servicio se dirige exclusivamente a empresas; las personas usuarias deben ser mayores de edad.
3. Definiciones
| Término | Significado |
|---|---|
| Dato personal | Información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural determinada o determinable. |
| Dato sensible | Dato que afecta la intimidad o cuyo uso indebido puede generar discriminación. |
| Titular | Persona natural cuyos datos son objeto de tratamiento. |
| Responsable | Quien decide sobre la base de datos y el tratamiento. |
| Encargado | Quien realiza el tratamiento por cuenta del responsable. |
| Tratamiento | Cualquier operación sobre datos personales: recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión. |
| Autorización | Consentimiento previo, expreso e informado del titular. |
| Transmisión | Envío de datos a un encargado, dentro o fuera del país, para que trate los datos por cuenta del responsable. |
| Transferencia | Envío de datos a un receptor que actúa como responsable. |
| Aviso de privacidad | Comunicación breve dirigida al titular en el momento de recoger los datos. |
| Cliente | Empresa u organización titular de un espacio de trabajo en Trazaloop. |
4. Principios
El tratamiento se rige por los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad.
5. Separación de roles
Es esencial distinguir dos flujos de datos, porque los roles y las responsabilidades cambian.
5.1 La Corporación como responsable
La Corporación es responsable del tratamiento de:
- datos de registro de las cuentas;
- datos de administradores y usuarios de cada empresa;
- datos de contacto;
- datos de soporte (tickets, mensajes y adjuntos de soporte);
- seguridad y registros técnicos (autenticación, auditoría, direcciones IP, agente de navegación);
- comunicaciones del servicio.
5.2 La empresa cliente como responsable
Cada empresa cliente es responsable de los datos personales o empresariales que registra dentro de sus catálogos, evidencias, documentos, trazabilidad, proveedores, empleados, pasaportes y demás contenidos.
5.3 La Corporación como encargada
Respecto de esos datos, Trazaloop actúa como encargado del tratamiento, siguiendo las instrucciones de la empresa cliente, dentro de los alcances técnicos y contractuales del servicio. Se rigen además por el Anexo de tratamiento de datos para clientes empresariales, que la Corporación entrega por contrato a solicitud de la empresa cliente.
5.4 Cuadro de roles
| Actor | Rol | Sobre qué datos |
|---|---|---|
| La Corporación | Responsable | Registro, usuarios, contacto, soporte, seguridad y comunicaciones del servicio |
| La empresa cliente | Responsable | Datos que ella registra en sus catálogos, evidencias y trazabilidad |
| La Corporación | Encargada | Esos mismos datos registrados por la empresa cliente |
| Proveedores tecnológicos | Encargados o subencargados | Según el servicio prestado |
6. Categorías de titulares
- Personas usuarias de la plataforma (administradores, supervisores, consultores y usuarios autorizados).
- Personas de contacto de empresas clientes o interesadas.
- Personas que solicitan soporte.
- Terceros cuyos datos registra una empresa cliente: trabajadores, proveedores, transportadores, auditores y contactos comerciales.
7. Categorías de datos
7.1 Datos tratados por la Corporación como responsable
| Categoría | Datos |
|---|---|
| Identificación | nombre, correo, teléfono, cargo |
| Empresa | razón social, identificación tributaria, dirección comercial |
| Técnicos y de conexión | dirección IP, agente de navegación, dispositivo |
| Seguridad | registros de autenticación y de actividad relevante |
| Soporte | contenido de tickets y comunicaciones de soporte |
| Aceptación legal | documento y versión aceptados, fecha y hora, IP y agente |
7.2 Datos empresariales y datos personales
Gran parte de la información que se registra en Trazaloop es información empresarial (materiales, composiciones, lotes, procesos, documentos técnicos) que no constituye dato personal.
Sin embargo, dentro de catálogos, evidencias y documentos pueden aparecer datos personales de contacto de terceros. En esos casos aplica el § 5.2 y el Anexo de tratamiento de datos.
Categorías admitidas para terceros, limitadas a lo estrictamente necesario: nombre, correo laboral, teléfono laboral, cargo, empresa, dirección comercial y datos operativos indispensables.
7.3 Datos sensibles y de menores de edad
La Corporación no solicita intencionalmente datos sensibles ni datos de menores de edad, y la plataforma no está diseñada para tratarlos.
Está expresamente prohibido registrar en la plataforma:
- datos médicos o de salud;
- datos biométricos;
- datos de menores de edad;
- información sobre la vida sexual;
- religión o creencias;
- opiniones políticas;
- afiliación sindical;
- cualquier dato sensible no indispensable;
- contraseñas;
- información financiera completa (números completos de tarjeta, códigos de seguridad, credenciales bancarias);
- secretos de autenticación de cualquier tipo.
Procedimiento si se registran indebidamente:
- Quien lo detecte lo comunica a contacto@idendi.org.
- La Corporación verifica el caso y notifica a la empresa cliente, que es la responsable de esa información.
- Se restringe el acceso a la información afectada mientras se resuelve.
- La empresa cliente debe retirarla o acreditar la base que la legitima dentro del plazo que se le indique.
- Si no lo hace, la Corporación puede eliminar la información o suspender el servicio, conforme a los términos de uso.
- La actuación se deja registrada.
Limitación técnica que debe conocerse: los campos de texto libre, las evidencias y los archivos adjuntos no se inspeccionan automáticamente. El cumplimiento de esta prohibición depende del control de la empresa cliente. La Corporación no revisa el contenido registrado.
8. Fuentes de la información
- Directamente del titular, al registrarse, usar la plataforma, solicitar soporte o comunicarse con la Corporación.
- De la empresa cliente, cuando invita a personas usuarias o registra datos de terceros en sus catálogos y evidencias.
- De la propia operación técnica: registros de autenticación, seguridad y auditoría generados por el uso.
No se obtienen datos de fuentes públicas ni de terceros con fines de enriquecimiento o perfilado.
9. Finalidades del tratamiento
Todas las finalidades son necesarias para prestar el servicio:
- Crear, autenticar y administrar cuentas y accesos.
- Prestar las funcionalidades de los módulos habilitados: trazabilidad, documentación técnica, evidencias, cálculos, diagnóstico, reportes y pasaportes.
- Gestionar la relación con la empresa cliente: estados comerciales por módulo, límites y capacidad de almacenamiento.
- Prestar soporte y atender solicitudes.
- Garantizar la seguridad, el aislamiento entre organizaciones y la integridad de la información; prevenir accesos no autorizados.
- Enviar comunicaciones necesarias del servicio: confirmación de cuenta, recuperación de contraseña, invitaciones de equipo, avisos de seguridad y cambios en los documentos legales.
- Conservar prueba de la aceptación de los documentos legales.
- Cumplir obligaciones legales y atender requerimientos de autoridad competente.
No se realizan comunicaciones comerciales automatizadas, analítica de comportamiento, elaboración de perfiles ni decisiones automatizadas con efectos jurídicos sobre los titulares.
10. Autorización
- La autorización se obtiene de forma previa, expresa e informada mediante la aceptación de los documentos legales antes de acceder a la plataforma.
- La aceptación se presenta en dos manifestaciones separadas: la aceptación de los Términos de uso y la autorización de tratamiento de datos vinculada a esta política.
- La plataforma conserva prueba de la aceptación: usuario, documento, versión, fecha y hora, dirección IP y agente de navegación.
- No se solicita autorización de mercadeo, porque no se realizan comunicaciones comerciales automatizadas en esta versión.
- Cuando se publique una versión nueva de un documento, se solicitará aceptarla antes de continuar usando la plataforma.
11. Encargados y proveedores tecnológicos
La Corporación se apoya en proveedores que pueden actuar como encargados o subencargados:
| Proveedor | Categoría de servicio |
|---|---|
| Supabase | Autenticación, base de datos y almacenamiento |
| Vercel | Alojamiento y entrega de la aplicación web |
| Resend | Envío transaccional de correos de autenticación |
Estos proveedores tratan la información únicamente para prestar el servicio contratado por la Corporación.
El soporte de la plataforma se presta a través del canal contacto@cirquiloconsultores.com.
12. Transmisiones y transferencias internacionales
La plataforma se presta mediante proveedores de infraestructura que operan en varias regiones. En consecuencia, puede existir tratamiento o transmisión internacional de la información, sujeto a las medidas contractuales, técnicas y legales aplicables.
La Corporación no afirma que la información se aloje de forma única o permanente en un país determinado, ni garantiza una ubicación invariable: los proveedores pueden modificar sus regiones e infraestructura.
13. Medidas de seguridad
Medidas técnicas efectivamente implementadas:
- Aislamiento entre organizaciones mediante seguridad a nivel de fila (Row Level Security) en las tablas con ámbito de empresa.
- Almacenamiento privado: los depósitos de archivos no son públicos y el acceso se realiza mediante enlaces firmados con caducidad.
- Autenticación gestionada por el proveedor de identidad, con confirmación de correo.
- Control de acceso por roles dentro de cada empresa.
- Registro de auditoría de operaciones relevantes.
- Separación de ambientes: producción y pruebas usan proyectos e infraestructura distintos.
- Enlaces de compartición de pasaportes privados, revocables y con caducidad.
- Cifrado en tránsito mediante HTTPS.
Ninguna medida de seguridad elimina por completo el riesgo. La Corporación no garantiza la inviolabilidad absoluta de los sistemas.
14. Cookies y tecnologías estrictamente necesarias
Trazaloop utiliza cookies y mecanismos equivalentes estrictamente necesarios para autenticación, sesión, selección de empresa activa, seguridad y funcionamiento técnico.
No se utilizan cookies de analítica, de publicidad ni de mercadeo, ni herramientas de medición de terceros. Por eso no existe un mecanismo de consentimiento de cookies opcionales.
Detalle en el Aviso sobre cookies y tecnologías estrictamente necesarias, publicado en https://www.trazaloop.com/legal/paquete.
15. Derechos de los titulares
Toda persona titular de datos puede:
| Derecho | Alcance |
|---|---|
| Conocer | Saber si sus datos son tratados y acceder a ellos |
| Actualizar | Poner al día datos incompletos o desactualizados |
| Rectificar | Corregir datos inexactos |
| Suprimir | Solicitar la eliminación, cuando proceda conforme al § 17 |
| Revocar la autorización | Cuando proceda y no exista deber legal o contractual de conservar |
| Solicitar prueba de la autorización | Salvo cuando la ley exceptúe |
| Presentar quejas | Ante la Corporación y ante la autoridad competente |
| Ser informado del uso | Conocer las finalidades del tratamiento |
16. Consultas, reclamos y procedimiento
- Enviar la solicitud a contacto@idendi.org indicando: nombre, documento de identidad, el derecho que se ejerce, los datos afectados y un canal de respuesta.
- La Corporación podrá solicitar información adicional razonable para verificar la identidad del solicitante.
- Plazos de respuesta: los que fije la normativa aplicable. No se ofrecen plazos ni niveles de servicio distintos de los legales.
- Si el solicitante es un tercero cuyos datos registró una empresa cliente, la Corporación remitirá la solicitud a dicha empresa, que actúa como responsable, y colaborará razonablemente en su atención.
- La actuación queda registrada como prueba de atención.
16.1 Límites de la revocación y la supresión
La revocación o la supresión no proceden cuando exista un deber legal, contractual, contable, probatorio, de seguridad o de defensa ante reclamaciones que obligue a conservar la información, ni cuando la conservación sea necesaria para la ejecución de la relación contractual.
17. Conservación y criterios de retención
No existen calendarios automáticos ni eliminación automática integral. Los criterios aplicados son:
- Mientras exista la relación contractual o la cuenta, la información se conserva para prestar el servicio.
- Conservación adicional cuando sea necesaria para cumplir obligaciones legales, atender requerimientos de autoridad, mantener la seguridad, soportar auditorías, defender reclamaciones o cumplir el contrato.
- Supresión, anonimización o bloqueo cuando la información deje de ser necesaria y ello resulte legal y técnicamente procedente.
- Las solicitudes se tramitan por los canales de contacto del § 16.
- Las copias de respaldo y los registros técnicos pueden persistir temporalmente durante ciclos razonables de respaldo y seguridad.
Pueden conservarse por los plazos legalmente aplicables: documentos legales aceptados y su prueba de aceptación, registros contables, eventos de seguridad e información necesaria para reclamaciones.
No se fija en esta política ningún plazo tributario o contable concreto, para no anunciar calendarios que la plataforma no ejecuta de forma automática.
18. Cambios a esta política
La Corporación puede actualizar esta política. Cuando el cambio sea sustancial se solicitará aceptar la nueva versión antes de continuar usando la plataforma. La plataforma conserva el historial de versiones y la prueba de las aceptaciones.
19. Vigencia
- Fecha de aprobación: 27 de julio de 2026.
- Fecha de entrada en vigor: 27 de julio de 2026.
- Versión comercial: 1.0.
- Última actualización: 27 de julio de 2026.