Términos de uso de Trazaloop v1.0

Términos de uso de Trazaloop

Documento: Términos de uso de Trazaloop Versión comercial: 1.0 Estado: VIGENTE Fecha de aprobación: 27 de julio de 2026 Fecha de entrada en vigor: 27 de julio de 2026 Sitio: https://www.trazaloop.com Responsable: CORPORACIÓN INSTITUTO PARA EL DESARROLLO DEL ENTRETENIMIENTO DIGITAL NIT: 901835846-6 Canal legal y de privacidad: contacto@idendi.org Canal de soporte técnico: contacto@cirquiloconsultores.com

Paquete jurídico v1.0 aprobado por la dirección del proyecto el 27 de julio de 2026. La evidencia completa de la aprobación se conserva fuera de este repositorio. Registro interno: V1.0.0_APPROVAL_RECORD.md.

1. Identificación del operador

Trazaloop es operado por:

En adelante, «la Corporación». La plataforma se denomina «Trazaloop».

2. Objeto y alcance

Trazaloop es una plataforma SaaS modular para empresas dedicada a la gestión de información técnica, trazabilidad, documentación y evidencias. Se presta como servicio a través de internet.

Estos términos regulan el acceso y uso de la plataforma por parte de la empresa cliente (en adelante, «el Cliente») y de las personas usuarias que el Cliente autorice.

2.1 Módulos funcionales disponibles

Trazaloop CPR — trazabilidad de contenido reciclado:

• proveedores, materiales, productos y evidencias;
• órdenes o corridas de producción;
• lotes de entrada;
• lotes producidos o lotes finales;
• cálculos y documentación técnica tomando como referencia la NTC 6632:2022 y la UNE-EN 15343:2008;
• TrazaDocs;
• diagnóstico y reportes.

Trazaloop Textiles — trazabilidad textil y de confección:

• proveedores, materiales, fibras, productos y composiciones;
• órdenes, lotes y evidencias;
• criterios de circularidad;
• TrazaDocs Textiles;
• pasaportes técnicos textiles y enlaces privados.

Las normas NTC 6632:2022 y UNE-EN 15343:2008 se toman como referencia únicamente en el módulo Trazaloop CPR.

Cualquier otro módulo anunciado como futuro no está disponible y no forma parte del servicio contratado hasta que la Corporación lo habilite expresamente.

2.2 Qué NO es Trazaloop

Trazaloop es una herramienta de gestión, soporte documental y trazabilidad. La Corporación no:

• certifica productos;
• certifica procesos;
• reemplaza a organismos de certificación, acreditación o inspección;
• garantiza la conformidad con norma alguna;
• garantiza la aceptación de una auditoría, verificación o revisión;
• garantiza la obtención, renovación o ampliación de una certificación;
• emite conceptos jurídicos;
• garantiza resultados comerciales de ningún tipo.

Los resultados, cálculos, niveles de defendibilidad, dossiers y pasaportes que produce la plataforma son consolidados técnicos construidos a partir de la información que registra el Cliente. La evaluación y decisión de certificación, cuando aplique, corresponde siempre a un tercero independiente de la Corporación.

2.3 Naturaleza empresarial del servicio

El servicio es de naturaleza empresarial (B2B). Se dirige exclusivamente a empresas y organizaciones y no está destinado a consumidores finales ni a uso personal o doméstico.

Cuando una disposición imperativa de protección al consumidor resulte aplicable pese a lo anterior, prevalecerá sobre lo pactado en estos términos en aquello que la ley no permita excluir.

3. Cuentas y seguridad

• Las personas usuarias deben ser mayores de edad y contar con facultades para actuar en nombre del Cliente.
• Cada cuenta es personal e intransferible. No se admite el uso compartido de credenciales.
• El Cliente y cada persona usuaria son responsables de la custodia de sus credenciales y de la actividad realizada con ellas.
• El acceso no autorizado debe notificarse sin demora a contacto@cirquiloconsultores.com.
• La creación de cuentas puede requerir invitación. La Corporación puede mantener el registro cerrado y gestionar las altas por sus propios canales.

3.1 Autoridad del administrador de empresa

La persona con rol de administrador del espacio de una empresa puede, dentro de esa empresa: invitar y retirar personas usuarias, asignar roles, acceder a la información registrada, modificarla y eliminarla según las funciones disponibles.

El Cliente reconoce que los actos del administrador se entienden realizados por el Cliente y que la Corporación no arbitra conflictos internos sobre quién debe ostentar ese rol.

4. Accesos comerciales por módulo

Los estados comerciales por módulo son Demo, Full y Extra.

Reglas aplicables:

• Full y Extra no se diferencian funcionalmente. Su diferencia es principalmente la capacidad de almacenamiento disponible.
• Las empresas nuevas reciben un acceso Demo temporal durante 2 días en los módulos funcionales.
• El acceso puede ser diferente por módulo: una misma empresa puede tener un estado comercial en Trazaloop CPR y otro distinto en Trazaloop Textiles.
• Vencido el acceso Demo temporal, el módulo deja de ser accesible hasta que se habilite otro estado. La información registrada no se elimina por ese solo hecho.
• Los límites y cuotas vigentes se describen dentro de la plataforma y pueden actualizarse con aviso previo razonable.

5. Contratación, facturación y pagos

• Dentro de la plataforma no existe pago integrado, pasarela de pagos, renovación automática ni facturación automática.
• La contratación, la asignación de estados comerciales por módulo y su renovación se gestionan de forma manual, por fuera de la plataforma, a través de los canales de contacto de la Corporación.
• La habilitación de Full o Extra la realiza la Corporación mediante su consola de administración, previa gestión comercial.
• Los documentos de cobro, sus condiciones y su forma de pago se acuerdan por esos mismos canales y se rigen por lo pactado entre las partes.

La Corporación no promete la disponibilidad futura de pagos en línea, avisos automáticos de vencimiento ni renovación automática.

6. Información registrada por el Cliente

6.1 Responsabilidad

El Cliente es responsable de la información que registra en la plataforma: catálogos, proveedores, materiales, productos, composiciones, órdenes, lotes, evidencias, documentos, pasaportes y cualquier otro contenido.

El Cliente debe contar con autorización, legitimación o base válida para registrar datos de terceros, conforme al Anexo de tratamiento de datos para clientes empresariales.

6.2 Calidad y exactitud de los datos

La exactitud de los cálculos, los indicadores y la trazabilidad reflejan directamente la calidad, veracidad y completitud de los datos, evidencias y validaciones que el Cliente registra y mantiene. El Cliente es responsable de las declaraciones o decisiones que adopte a partir de los resultados generados por la plataforma.

6.3 Evidencias y trazabilidad

Las evidencias documentales y los registros de trazabilidad se conservan como los cargó el Cliente. La Corporación no revisa, valida ni audita el contenido de los archivos cargados, ni verifica su autenticidad frente a terceros.

Determinados registros son inmutables por diseño una vez consolidados (por ejemplo, ciertos metadatos de archivo y las instantáneas de un pasaporte técnico), para que la trazabilidad sea defendible. El Cliente acepta esa inmutabilidad como una característica del servicio.

7. Propiedad intelectual y titularidad

• La plataforma, su código, diseño, marcas, denominaciones —incluidas «Trazaloop», «Trazaloop CPR», «Trazaloop Textiles» y «TrazaDocs»— y su documentación son de la Corporación o de sus licenciantes. Estos términos no transfieren ningún derecho sobre ellos.
• La información y los documentos del Cliente siguen siendo del Cliente. La Corporación no adquiere titularidad sobre ellos.
• El Cliente otorga a la Corporación una licencia técnica, no exclusiva, limitada y revocable para alojar, reproducir, transmitir, procesar, respaldar y mostrar esa información únicamente en la medida necesaria para prestar el servicio, atender el soporte y cumplir obligaciones legales. La licencia termina con la relación, salvo lo que deba conservarse conforme al § 11.
• La Corporación no usa la información del Cliente con finalidades propias, ni para mercadeo, ni la cede a terceros con fines comerciales.

8. Confidencialidad

Cada parte se obliga a mantener la confidencialidad de la información no pública de la otra a la que acceda con ocasión del servicio, a usarla solo para su ejecución y a protegerla con diligencia razonable.

La obligación no cubre la información que sea o llegue a ser pública sin incumplimiento, la que la parte receptora ya conociera legítimamente, la desarrollada de forma independiente ni la que deba revelarse por mandato legal o de autoridad competente, en cuyo caso se informará a la otra parte cuando sea jurídicamente posible.

El personal de la Corporación con acceso a información del Cliente está sujeto a deber de confidencialidad.

9. Uso aceptable y prohibiciones

El Cliente y sus personas usuarias se obligan a usar la plataforma conforme a estos términos y a la ley aplicable, y no podrán:

1. intentar vulnerar la seguridad de la plataforma o el aislamiento entre empresas, ni acceder a información de otra organización;
2. eludir los límites de plan, las cuotas de almacenamiento o los controles de acceso por módulo;
3. realizar ingeniería inversa, descompilar o extraer el código, salvo en la medida que la ley lo permita imperativamente;
4. revender, sublicenciar o ceder el acceso sin autorización escrita;
5. automatizar el uso de forma que degrade el servicio, ni realizar pruebas de carga, escaneo o intrusión sin autorización escrita previa;
6. cargar programas maliciosos ni contenido ilícito;
7. registrar información cuya carga está prohibida por la Política de tratamiento de datos personales y privacidad (datos sensibles no indispensables, datos de menores, contraseñas, información financiera completa y secretos de autenticación);
8. suplantar la identidad de otra persona o entidad;
9. usar la plataforma para afirmar o sugerir que la Corporación certifica, acredita o avala un producto, proceso o resultado.

10. Disponibilidad, mantenimiento, cambios y soporte

• La Corporación procurará una disponibilidad razonable del servicio. No garantiza operación ininterrumpida ni libre de errores, ni compromete un nivel de servicio determinado.
• Pueden realizarse mantenimientos programados o de urgencia, con aviso cuando sea posible.
• La Corporación puede modificar, añadir o retirar funcionalidades y módulos. Los cambios sustanciales que afecten de forma relevante al uso contratado se avisarán con antelación razonable.
• El soporte se presta por los canales indicados dentro de la plataforma y en el correo contacto@cirquiloconsultores.com, en horario hábil y sin compromiso de tiempo de respuesta garantizado.

11. Suspensión, terminación, entrega de información y eliminación

11.1 Suspensión y terminación

La Corporación puede suspender o terminar el acceso por incumplimiento de estos términos, por riesgo de seguridad o por finalización de la relación comercial, previo aviso cuando sea posible y sin perjuicio de la suspensión inmediata ante un riesgo grave.

El Cliente puede solicitar la terminación por los canales de contacto.

11.2 Entrega o exportación de información

El Cliente puede solicitar la entrega o exportación de su información por los canales de contacto. La entrega se atenderá según las capacidades técnicas disponibles en cada momento y en los formatos que la plataforma pueda producir.

La plataforma dispone hoy de exportaciones parciales en formato CSV. No existe una función automática de exportación integral de todos los datos y archivos de una empresa, y este documento no promete una que no exista.

11.3 Conservación y eliminación

La información se conserva mientras exista la relación contractual o la cuenta, y adicionalmente cuando sea necesario para cumplir obligaciones legales, atender requerimientos de autoridad, mantener la seguridad, soportar auditorías, defender reclamaciones o cumplir el contrato.

Cuando la información deje de ser necesaria y su eliminación resulte legal y técnicamente procedente, se suprime, anonimiza o bloquea.

Las solicitudes de eliminación se tramitan por los canales de contacto. Las copias de respaldo y los registros técnicos pueden persistir temporalmente durante ciclos razonables de respaldo y seguridad.

La Corporación no garantiza la conservación indefinida de la información una vez terminada la relación, ni afirma disponer de eliminación automática integral ni de calendarios técnicos automatizados.

Los criterios detallados de conservación figuran en el § 17 de la Política de tratamiento de datos personales y privacidad.

12. Limitación de responsabilidad

• La Corporación responde por los daños directos que le sean imputables, conforme a la ley aplicable.
• No se excluye ni se limita la responsabilidad por dolo, culpa grave, daños a la vida o la integridad de las personas, ni ningún otro supuesto que la ley no permita excluir.
• La Corporación no responde por: la inexactitud o falta de veracidad de la información que registra el Cliente; las decisiones comerciales, técnicas o regulatorias que el Cliente adopte a partir de los resultados; el resultado de auditorías, verificaciones o procesos de certificación ante terceros; ni el uso que el Cliente haga de los documentos y pasaportes generados.
• Cualquier límite cuantitativo de responsabilidad que llegue a pactarse con un Cliente debe ser proporcionado al valor de la contraprestación y no puede vaciar de contenido las obligaciones esenciales del contrato. Estos términos, por sí solos, no fijan un límite cuantitativo.

13. Fuerza mayor

Ninguna parte responderá por el incumplimiento debido a hechos de fuerza mayor o caso fortuito, tales como catástrofes naturales, conflictos, actos de autoridad, fallas generalizadas de telecomunicaciones o de energía, o interrupciones graves de proveedores de infraestructura ajenas a su control razonable.

La parte afectada informará a la otra tan pronto sea posible y adoptará medidas razonables de mitigación. Si la causa persiste de forma prolongada, cualquiera de las partes podrá terminar la relación sin penalidad.

14. Modificaciones y nuevas aceptaciones

La Corporación puede actualizar estos términos. Cuando el cambio sea sustancial, se solicitará a cada persona usuaria aceptar la nueva versión antes de continuar usando la plataforma.

La plataforma registra qué versión aceptó cada usuario y cuándo, y conserva las aceptaciones anteriores como historial.

15. Comunicaciones electrónicas

• Las partes aceptan que las comunicaciones relativas al servicio se realicen por medios electrónicos, incluidos el correo electrónico y los avisos mostrados dentro de la plataforma.
• La aceptación electrónica de estos términos y de la política de privacidad, registrada por la plataforma con usuario, documento, versión, fecha y hora y datos técnicos de la conexión, se considera manifestación válida de la voluntad. No constituye firma digital certificada ni se presenta como tal.
• Es carga del Cliente mantener actualizadas las direcciones de correo de sus personas usuarias.

16. Ley aplicable y jurisdicción

• Ley aplicable: legislación colombiana.
• Jurisdicción: jueces y tribunales de Medellín, Colombia.

Sin perjuicio de las normas imperativas que resulten aplicables por razón del domicilio del Cliente.

17. Vigencia

• Fecha de aprobación: 27 de julio de 2026.
• Fecha de entrada en vigor: 27 de julio de 2026.
• Versión comercial: 1.0.

18. Contacto